貸会議室を多くの会社・企業で使用する事になった経緯!!

STARTUPDAY

近頃は、会社や企業では日頃あまり使用する事の少ない、大会議室・研修室・セミナー室等のスペースを設けず経費削減している所が多くなっている事を知っていましたか?自分の会社や企業を維持していこうと思うと、毎年会社の維持費が大きくかかってきます。それは、会社や企業にとっては大きな負担になります。出来る事なら維持費のコストを抑えて、運営していきたいものです。
そこで最近は、会社の面積を必要最低限の広さで作って、頻繁に使用する事が無い空間に関しては、設計に入れない事が増えています。その結果、セミナー等を行う際に会社や企業では、貸会議室をレンタルする所が多くなったと言う事です。

貸会議室でセミナーを開催するメリットってどんな所?!

赤い椅子が並べられた大きな窓の会場

必要な時に必要な時間・日数利用する事が出来る!!

現在は沢山の会社や企業が、社内スペースをどうしたら有効的に活用で出来るか模索しながら使用している所が多くなっています。利用頻度の少ないスペースは、維持費が負担になっています。このように、会社や企業にとって運営する為の維持費削減は大きな課題となっています。中小企業は、特に経費削減がダイレクトに会社経営に影響を与えます。日頃使用頻度が少ない余分な部屋の維持や管理まで費用をかける事が出来ない場合もあります。

そこで便利に活用出来るのが「貸会議室」です!!

貸会議室なのでレンタル料がかかりますが、セミナースペースが必要な時に必要な時間だけレンタルする事が出来る手軽さがあります。会社や企業の土地代・維持費・管理費等を考慮した場合、貸会議室はコスパが高いと言う事が挙げられます。

使わなくなった自社スペースの有効活用

貸会議室を利用する事で、大会議室・研修室・セミナー室等頻繁に使用しない空間に関しては、別空間として自社で有効活用する事が可能です。例えば、職員の仕事に対するモチベーションを高めたり、リフレッシュしたりする為の空間として、コーヒーを飲みながら談話出来るスペースに新しく作り変える事も可能です。このように、幾つかの会社では談話室として有効活用してあり、職員の評判も良く日常的に活用されているようです。

会議室のタイプを選ぶ事が出来る!!

セミナーと一言で言っても、参加する人数やセミナー内容によって会議室のタイプを選ぶ事が出来ます。会議室も豊富に取り扱っているので、部屋を選ぶ選択も沢山あります。

自分達でセミナーのセッティングを行うとなると、毎回準備が必要です。しかし、貸会議室をレンタルすれば、会議室の規模に合わせた使用設定があったりするのでセミナーの目的に応じて会議室のタイプを選ぶ事が出来ます。また、設備に関しても色々な物が揃っている為、必要な備品をレンタルする事も可能です。このように、会議室タイプを選ぶ事が出来るので、開催するセミナーに一番最適な空間でセミナーを行う事が出来ます。

会議室のグレード

し会議室には、部屋のつくりにグレードがあります。大事なセミナーや来場者に向けた会社のブランドイメージを考慮した部屋選びをする事も可能です。グレードが高い会議室をレンタルすれば、来場者に対して良い印象を与える事が出来ます。ホテルの一室をレンタルするよりもお安く活用する事が出来る点も良いところです。

移動手段が便利である事!!

セミナー開催では、全国各地から会場に集客する事も珍しい事ではありません。大体、貸会議室は立地が良く交通アクセスも良い場所に沢山会議室があります。駅の近くにも会議室を構えている事も多くあります。その為、しっかりセミナーを開催する場所を吟味する事が出来るので、セミナー参加者の移動手段を考慮した会場設定が可能です。

また、貸会議室の中には、このような遠方者の為に宿泊施設と提携している業者も存在します。セミナーが数日に分けて開催する事を予定している場合は、このような貸会議室業者から会議室をレンタルする事が出来ます。また、大体会議室は立地が良い所にあるので、会議室周辺に宿泊ホテルがある場所もあったり、周辺環境にも優れていると言えます。

手軽に機材・資材をレンタル出来る!!

セミナーでは、大型スクリーンやプロジェクター等を使用する事が多いです。このような機材を会社で日常的に使用する事はそうありません。これらの機材を自分の会社で保管するとなると、保管する為に場所を取ったり機材が歳月と共に傷んできたり、中々きっちり保管するのも大変です。しかし貸会議室なら、セミナー等で活用する機材や資材を業者側でレンタル提供しています。なので、自分達で準備したり保管する手間が無く、会場セッティングも行ってくれるので時間をかけずに楽に準備する事が可能です。

このように・・・

貸会議室でセミナーする事の良さは優れた利便性にある事がお分かり頂けたと思います。それでは、実際に貸会議室をレンタルしてセミナーを開催する際、どのような事に配慮してレンタルしたら良いのでしょうか?レンタルするポイントを押さえて、有意義なセミナーの時間となるようにしましょう。

セミナー用に場所をレンタルする時の4つのポイント!!

誰もいない会議室

1.部屋のレイアウトが自由か?

自社の会議室の場合、広さや設備等、決まってしまっています。その為、セミナーの参加人数に合わせた空間変更が難しいです。しかし、貸会議室の場合ですと、セミナーの参加人数に適した会議室を選択出来たり、部屋のレイアウトを自由にセッティングする事が出来ます。

2.備品が豊富に揃っているか?

貸会議室の利用では備品が豊富に揃っている事は大きなメリットです。自分達が開催するセミナーには一体何が必要かリストアップしてみると良いでしょう。各業者によって用意されている備品にも違いがあるので、そこは色々HP等でチェックしてみて下さい。

3.ケータリングサービスの有無は?

貸会議室を選ぶ際、ケータリングサービスの有無も大事なポイントです。セミナーで軽食会社で用意する場合、想像以上に軽食手配は大変で煩わしかったりします。貸会議室業者の中には、高級料亭のお弁当やホテルと提携した料理提供サービスがオプションとして用意されている所もあります。また、セミナーに休憩時間に用意する喫茶サービスがあるかも確認すると良いでしょう。

4.セミナー参加者の移動手段は?

規模が大きいセミナーになると、地方にある支社の社員や遠方からゲストが参加する場合もあります。そんな時、セミナー会場までのアクセスが良い事は大きなメリットです。貸会議室を選ぶ時は、主要駅の周辺にある立地が良い会議室をチョイスするようにしましょう。

まとめ

ホワイトボードを背に立つ女性

最近の貸会議室は設備もサービスもどんどん充実してきています。現在は、外部の施設を有効的に利用し、費用をかけずに手早く活動するのが主流です。貸会議室も積極的に利用して、是非、有意義なセミナーを開催してみて下さいね。